写好会议通知需避免问题

时间：2023-08-11 19:48:54 文/王明刚老师会议学文网www.xuewenya.com

　　需避免问题

　　对象不清。比如主送单位为“有关部门、相关部门”等字眼，同时在下文并未详细列出，就会让人一头雾水，会议有没有我的事儿?我该不该参加呢?

　　目的不明。通知开头站位过高，很多同志起草通知时从文件里随意摘抄一段，不假思索就放到这里，忽略了要求与会议的衔接问题，导致目的与内容脱节，显得不伦不类，文不对题。

　　人员混乱。我们很多同志在起草时不注意这些细节，如企业领导与普通职工混排、部门顺序错误、名字出现错别字等屡见不鲜。有人说，领导与员工混排不正说明亲民吗?其实不然，因为现在会议较多，很多部门在查看通知时一扫而过，如果没有看清是否有领导参加，就提不起足够重视。

　　要求不明。首先是会议的`议程、时长不介绍，导致参会人员工作时间不好安排。其次是不留联系方式，联系方式很关键，因为难免有说不到位的地方，留下联系方式可以便于参会人员咨询。

　　延展阅读：

　　核心部分——必要条件

　　时间和地点：这部分是干货，没有水分。需要注意的是，时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是，如果时间和地点中有一项超过一个内容，如“时间，2016年×月×日;地点，主会场：第一会议室，分会场：第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个，那合并写较为简练。

　　参会人员：分两种情况，有领导参加和无领导参加。有领导参加，建议将领导单独成行，以示尊重。这里需要注意部门顺序，无论是部门名称或是部门负责人姓名，都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时，需要仔细核对，避免出现错别字或同音字错误。

　　会议议程：该部分须按照“1、2、3、4”，将会议流程逐一罗列。需要注意的是，由于议程会根据情况发生变化，在发布通知是要注意时效性，避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长，以便参会人员合理安排时间，提高会议效率。

　　辅助部分——充分条件

　　主送单位：涉及所有单位的，可以说“×××各部门”“×××各单位”。涉及某一个既定群体的，可以说“×××监管委员会”“××××迎审组”;只涉及某几个部门，可以逐一列出，需要注意的是，不能过多，一般以一行以内为宜;如果涉及部门比全体部门少，又不宜列出，那可以为“相关部门”，但在参会人员中必须详细说明所涉及的人员。

　　会议目的：这部分是阐述为什么要召开会议，语言要求准确、精炼。常用形式为“为了×××××”，“按照×××××”，说完这些，以“经研究”三个字作为转折，接“决定召开×××××会议，具体事宜通知如下”。需要注意的是“为了”“按照”等词都属于套话内容，不宜太多，因为下面介绍的才是最为主要的内容，不能喧宾夺主。

　　会议要求：该环节明确会议召开的要求等。如需要有关部门配合，如调试会议设备等，须提前与有关部门沟通确认，并在办公系统中提出申请。同时要注明联系人、电话等，对于需要报送材料的情况，要明确报送方式。

　　核心部分与辅助部分相互作用，缺一不可。通知起草规范、精炼，不仅能够起到告知目的，更能够展现出部门严谨的工作作风和办公态度。

　　会议通知范文

　　关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知

　　各市市委、市政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位:

　　为贯彻中发〔xxx2〕3号和国转联〔xxx2〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署xxx2年我省军队转业干部安置工作，省委、省级政府决定，于6月18日在xx召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下:

　　一、出席会议人员

　　各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。

　　省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。

　　军队出席会议人员的通知由省军转办另发。

　　二、会议时间、地点

　　会议定于6月18日在xx双门楼宾馆(xx市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到;省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8:15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。