如何写催款函

时间：2023-08-15 10:21:11 文/刘莉莉老师公文学文网www.xuewenya.com

　　一、催款函的结构

　　催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

　　(1)标题和编号

　　如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号

　　(2)催款和欠款单位的名称和账号

　　催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的'地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

　　(3)催收内容

　　这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。

　　(4)处理意见

　　催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：

　　①要求欠款户说明拖欠的原因。

　　②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。

　　③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

　　(5)落款

　　写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。

　　催款函的作用

　　①查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。

　　②催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。

　　③凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。

　　催款函的形式

　　①便函式：以信函的形式写作。

　　②表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。

　　二、催款函的具体内容

　　催款函主要包括以下内容：

　　(1)债务人的称呼。如债务人姓名，单位负责人，法定代表人的姓名、职务，法人名称或者组织机构的名称。

　　(2)催款或索债的事实和原由。如债权债务关系的基本情况或法律依据，债务人拖欠债款拒绝履行义务的事实根据。

　　(3)债权人据以讨债的法定理由。如相关债权债务的票据、合同编号等。

　　(4)具体要求。如债务人应当履行义务的时间、期限和方式，债务人应当支付的具体款项和金额(包括货款数量、违约金或者银行利息等)，债务人对催款函的答复期限。

　　(5)债权人单位的相关信息。如单位开户行、账号、开户名称以及负责人签名、发函日期、单位签章等。

　　三、催款函的具体格式如下：

　　XXX厂财务部：

　　你单位XXXX 年 X月X日向我厂订购XXX，数量xx件，单价XXX 元，货款总金额XXX 元，发票号为XXX。根据供货合同，该货款应在XXXX 年 X月X日结清，但是至xxxx 年 X月X日尚未支付给我厂，影响了我厂资金周转。接到本通知后，请即结算，逾期按银行规定加收X%的罚金。如有特殊情况，望及时和我厂财务部XXX 联系。

　　我厂地址：

　　电话：

　　开户银行：

　　开户名称：

　　账号：

　　XXX厂财务部(盖章)

　　XXXX 年 X月 X 日