学院根据国务院颁布的《中华人民共和国高等教育法》、教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》以及《高等学校学生学籍学历电子注册办法》，结合我院实际情况，研究制订了《xxxxxx职业技术学院学籍管理条例》，对入学、注册、转学、退学、休学、成绩考核等方面做了明确规定。
首先，在新生报到时，成立新生接待领导工作小组，由招生就业处负责接待审核，教务处、系部等协助招生就业处审核通知书真伪以及着重核查学生姓名、身份证号、出生年月与录取数据是否一致，以及本人与录取数据中照片是否一致。
其次，新生入校期间，在学生处和辅导员的配合下，对学生信息包括姓名、性别、出生年月、政治面貌、民族、专业等信息在纸质版中再次核查。截止全省招生工作结束，我院共录取2010人，报到1806人，有204人放弃报到入学，在1806人中，有13人因参军入伍和生病申请保留入学资格。在近3个月的'复查中，未发现有作弊和冒名顶替的学生。
第三，新生入校期间，各辅导员深入了解学生身体情况，并和介休市第二人民医院合作进行体检，未发现有传染疾病的学生。
第四，认真做好20xx级新生学籍电子注册工作。根据教育部和省教育厅相关规定，对20xx级复查合格的1793名新生进行电子注册，建立学籍信息，13名保留入学资格的新生在学信网进行标注。注册后，在校园网、学院微信平台公布新生学籍电子注册查询网址，督促20xx新生上网对自己的学籍信息进行查询确认，截止20xx年12月21日，核查进度为99.27%。对于确认过程中发现有误的新生，要求其本人持相关证件到学籍科进行认真确认，对照学信网信息、本人、身份证，确实有误的根据要求提供材料，由学院向省教育厅上报。此项工作，截止20xx年12月21日无一人上报。
第五，对在校学生认真核查，进行学年注册。20xx年度，在校生人数为4886人。
第六，学生注册、升留转退，手续齐全，严格按照规定执行，成绩由教务处统一管理，转交档案室，学生毕业时打印盖章，学生认真填写《毕业生登记表》，最后入学生档案。
第七，学院制定了《学生档案管理办法》，每个学生建有个人档案，档案资料包括：学生高中/中专学生档案、学生电子档案、录取通知书、学生成绩表、军训鉴定表、操行评定表、体检表、毕业生登记表、技能鉴定表、实习鉴定表、团组织关系、奖惩表、就业通知书等，严格按照规定，对档案资料及时收集，对各种奖惩文件、成绩表及时填写、整理、分类、归档，使档案规范化。
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