1．标题
慰问信的标题以较大字体居于首行正中，通常由以下三种方式构成：
（1）单独由文种名称组成。如《慰问信》。
（2）由慰问对象和文种名共同组成。如《给抗洪部队的慰问信》。
（3）由慰问双方和文种名共同组成。如《朱德致抗美援朝将士的慰问信》。
2．称谓
慰问信的开头要顶格写上受信者的名称或姓名称呼。写单位要写全称；写个人，要在姓名之后加上称呼，如“同志”“先生”“师傅”之类，后边用冒号。在个人姓名前边，往往还要加上“敬爱的”“尊敬的”“亲爱的”等字样，以表示尊重。如“郑州市人民政府：”、“鲁迅先生：”。
3．正文
正文要另起一行，空两格写慰问的内容。慰问的正文一般由发文目的、慰问缘由或慰问事项等几部分构成。
（1）发文目的该部分要开宗明义，写清楚发此信的相关背景及目的，即由于何事，代表何单位或何人，向何集体或人员表示慰问。如《中共杭州市委慰问驻杭部队军烈属及转业军人》的开头：
值此1999年新春佳节即将到来之际，中共杭州市委、市人大常委会、市人民政府、市政协代表全市人民，真诚地向你们及亲属表示亲切的慰问，并致以崇高的敬意。
（2）慰问缘由或慰问事项本部分要概括地叙述对方的先进思想、先进事迹，或战胜困难、舍己为人、不怕牺牲的可贵品德和高尚风格；或者简要叙述对方所遭受的困难和损失，以示发信方对此关切的`程度。然后或赞扬，或祝贺，或鼓励，或安慰，用以表达出发信方的钦佩或同情之情。
4．结尾
结尾处可提出真诚的希望或热情的鼓励，并表达良好的祝愿或共同的决心。如“让我们携手并进，为早日实现祖国的四个现代化而共同奋斗”，又如“……困难暂时的，最后的胜利一定属于我们！”等。接着写祝愿的话，如“ 祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等等，但“祝”字后面的话应另起一行，空两格书写，不得连写在上文末尾。
5．落款
慰问信的落款要署上发文单位或发文个人的称呼，并在署名右下方署上成文日期。
写慰问信要注意下面三点：
一是要根据所慰问的不同对象，明确慰问目的，确定慰问内容。对在四化建设中有贡献的集体和个人，应侧重于赞颂他们的巨大成绩；对遭到暂时困难的集体和个人，则应侧重于向他们表示关怀和支持。就是同样给灾区写信，一种是写给灾区的人民和干部的，则应该对他们的损失和牺牲表示同情、支持、安慰和鼓励。一种是写给灾区抢险救灾的解放军指战员的，那就不是安慰了，而是对他们那种急人之急的精神和奋不顾身地抢救灾区群众生命和财产的行为的颂扬，同时应表示向他们学习。
二是字里行间要洋溢着同志间深厚、热烈的感情，要充分体现组织的关心和温暖，使受慰问者在精神上得到安慰和鼓励，增强克服困难的勇气和继续前进的信心。
慰问信的抒情性较强，字字含情谊，句句鼓信心。
三是力求短小精悍，诚挚简练，真切动人。
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