各街道办事处，各镇人民政府，区政府各部门：
为切实提高公文处理工作的效率和质量，根据国家和省、市关于公文处理有关规定，结合我区实际，现就进一步规范公文处理工作有关事项通知如下：
一、进一步规范公文报送
(一)各街道办事处、各镇人民政府、区政府各部门报送区政府的公文，须由报送单位主要负责人签发，由区政府办公室机要科签收。除区政府领导明确要求直接报送本人和确需直接报送的绝密、机密文件外，各街镇、各部门一律不得将公文直接报送区政府领导个人。区政府部门管理的二级单位、区内各类企业等其他单位不得直接向区政府行文（特殊紧急事项除外），如确需向区政府请示或汇报工作，应直接报主管部门，由其向区政府行文。
(二)向区政府报送的请示事项涉及其他部门职责范围的，要由主办部门协商相关部门后联合上报。凡联合行文的，主办部门要主动与协办部门协商，经各有关部门主要负责人会签后，由主办部门会同协办部门联合行文上报区政府，不可将未经协商和认真研究的问题上交区政府；经协商不能取得一致意见的，主办部门应如实列出各方理据，提出建设性意见，并将协办部门出具并盖章的意见作为附件，一同上报区政府。
(三)报送的公文要遵守公文处理规定，不得多头主送，不得混用“报告”和“请示”文种，不得在“报告”中夹带“请示”事项。“请示”应一文一事，并附联系人和联系电话。
(四)各街镇、各部门需要请示区政府或需要区政府转报市政府批准的事项，应抓紧做好前期工作，并及时上报公文，为区政府留足必要的决策时间：一般事项不得少于10个工作日；紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，必须在文中说明原因。
二、进一步规范收文办理
(一)接收分发。区政府各部门和各街镇报送区政府审批的公文，一律由区政府办公室机要科统一收件、登记、分发。办公室其他各科室不接收部门和单位报送的公文（区领导批示交办向领导个人反馈的.情况材料除外），特殊情况需接收的（主要是紧急事项的请示和报告类公文），要认真履行登记手续，及时呈报领导审批。
(二)签收拆封。凡由区政府办公室内、外收发签收的公文、信件等，由机要科接收核对后按下列方式处理：收件人是领导同志的，由机要科签收并送领导拆封；收件人是区政府和区政府办公室的，由机要科签收并送办公室主任拆封。
(三)传批传阅。区政府办公室机要科收到公文后，要对其按办件、阅件或批件进行分类、登记。统一送办公室主任分批，按分批意见传送。
(四)管理归档。区政府办公室机要科要落实相对固定的工作人员负责文件登记、传递、催办、跟踪、回收等管理工作，对办理完毕和领导阅批后的文件要及时清理归档，定期向档案室移交。
三、进一步规范发文审签程序
(一)拟以区政府或区政府办公室发文，其基本审核程序是：拟办单位草拟——拟文单位主要负责人把关——区政府分管区长签字同意——区政府办公室主任安排按程序行文——相应联系的服务秘书审核——区政府办公室主办科室负责审核——分管区长审签——区长签发——机要科复核编号——印发纸质公文和区机关内网发电子公文。其中“区政办发”由区政府办公室主任签发。
(二)区长外出期间，应由区长签发的文件，经区长授权，可由区政府负责常务工作的副区长签发。或经请示区长后，由区长回工作单位后补签；办公室主任外出期间，应由办公室主任签发的文件，经请示同意后，由办公室主任回工作单位后补签。
(三)区政府发布的规范性公文，由区政府法制办按照国家法律、法规、政策及行文规范对文稿进行审核把关。须经区政府常务会议审议的规范性文件，按会议审议意见完善后，按发文程序审核，最后由区长签发。
(四)凡经区政府常务会议研究同意需要行文的文稿，由主办部门根据区政府常务会议研究意见修改定稿后，直接报送区政府办公室按程序行文，不再进行部门会签。
(五)上报市政府的请示、报告，涉及费用减免、经费审批、国有资产处置等方面的文件，经分管区长提出审核意见后，由区长签发。
以区政府或区政府办公室文件下发的公文，凡涉及费用减免、经费匹配等内容，除有财政部门的会签意见外，还须报分管财政工作的副区长审阅，提出处理意见，由区长或办公室主任签发。
(六)签发正式赋予公文法定效用，通常情况下，公文文稿通过几次审核确认无误，由签发人批注正式发出意见，签注姓名和日期后，文稿即成为定稿，具备正式公文的效用，未经签发人同意，任何人不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。确有修改必要的，须说明原因，请示签发人批准。
四、进一步明确发文审签职责
（一）由部门代拟文稿时，部门主要负责人要亲自主持研究，组织起草，认真把关，签名负责。文稿内容涉及多个部门职责权限的，主办部门要与相关部门搞好会商；协办部门要积极配合并及时反馈会签意见。代拟部门向区政府办公室报送文稿时，要一并提供行文依据、会签情况等资料。相应联系的服务秘书负责核实基础内容（包括数据、人名、职务、地名、时间、表述等）。区政府办公室主办科室负责审核公文文稿，做到语言通顺、结构合理、内容正确。
（二）区政府办公室主办科室负责人初核职责：确定发文形式和送审环节，审核公文文字、段落结构是否正确，会签手续是否齐全，规范性文件是否经过法制部门审查，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行。
（三）办公室主任审核职责：协调公文间的关系，内容是否正确，是否必须发文。
（四）区长、副区长审签职责：重点审查公文核心内容是否符合有关法律法规和实际，是否准确反映了政策精神和决策意图及要求。
（五）区政府办公室机要科复核职责：签发程序和公文格式是否正确，行文关系和发送范围是否恰当，密级和紧急程度标注是否准确等。
（六）区政府办公室有关科室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视情况约请拟文单位修改、自行完善、退回补正。
（七）区政府办公室主办科室对区政府领导同志签发后的文稿，在复印前，要再进行一次校对，发现问题应及时请示有关领导确认；对格式、文字表述上有疑问的，要及时向相关领导汇报，确定无异议后印发。
（八）制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。要严格控制文电规格和发文数量，可发可不发的文电一律不发；可以区政府办公室名义制发的文电不以区政府名义制发；可通过便函等形式印发的，不以区政府或区政府办公室正式公文印发。凡部门、单位职责范围内的事项需要制发文电的，一律由部门、单位自行制发，或由几个部门、单位联合制发。未经区政府同意，区政府部门不得擅自向街道办事处、镇人民政府行文。
区政府办公室对全区政府机关公文处理工作负有业务指导和督促检查的责任，自本通知下发之日起，对报送区政府的不符合行文规范及上述要求的公文，区政府办公室将实行退办。
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