书信是日常生活中广泛应用的一种文体。它是一种特殊的实用文体。长期以来，它形成了自己独有的固定的书写格式：通常包括称呼、正文、结尾、署名、日期五部分。
称呼：
第一行顶格写收信人的名字和称呼（或只写称呼），有时还要加上敬爱的、亲爱的等词，表示对收信人的亲热和尊敬；接着加个冒号，表示下面的话是对他说的。
正文：
另起一行空两格开始写正文，也就是书信的内容。正文部分通常先写问候的话。问候是一种礼节，问候语许多，有节日的问候，如新年好春节快乐等；有季节性的问候，如夏安冬安等。也有开头问候身体健康，工作和学习情况的，如最近过得怎么样？工作顺利吗？等等。问候语可以独立成为一个段落。
正文是书信的主体部分，是写信的目的之所在，写信人要说的话，要办的事都写在这里。正文的内容在问候语下一行空两格写起，转行时要顶格写起。如果要说的话，要办的事多，应该分段写，每段写一件事，写完一件事，再写另外一件事。每段开头都要空两格写起。
结尾：
正文写完后，要写上表示祝愿、尊敬或勉励的`话，也叫致敬语。致敬语要根据对象不同而不同。如果写给长辈，可以写敬祝健康等；如果写给平辈，可以写祝学习进步！等。而此致敬礼是比较通用的，适合通常人的结束语。结尾的此致祝等可以紧接正文写，也可以独占一行，空两格写。敬礼健康等祝愿之情，要另起一行顶格写。
署名：
写在正文结尾后的右下方。可以根据信纸剩下的多少，决定署名与致敬语的距离。署名时根据与收信人关系的亲疏，可带姓，可不带姓。习惯上，还按与收信人的关系，在名字前面加上孙、弟老朋友等称谓写在名字的左上角，字体小一点。
日期：
通常写在署名的下边。日期最好是把年月日都写出来，便于收信人了解写信时间。
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