书信礼仪：公文的格式

时间：2023-08-20 15:15:24 文/马振华老师书信学文网www.xuewenya.com

书信礼仪：公文的格式

　　导读：公文一般一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、印发单位和印发时间等部分组成。函可省略主题词、拟文部门、印发单位和印发时间等部分

　　1.涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号

　　2.紧急公文应当标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应以公司领导签字为准。

　　3.公司文件、函的发文单位标识，分别为套红的“中国电信集团北方电信有限公司潍坊市分公司文件”、“中国电信集团北方电信有限公司潍坊市分公司函”。

　　4.发文字号，包括单位代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。a.公司文件发文字号为“潍坊电信[xxxx]xxxx号，其中“潍坊电信”为发文代字，“[xxxx]”为年份，“xxxx”为序号。（以下类推）。b.潍坊电信函发文字号为“潍坊电信函[xxxx]xxxx号”，其中“潍坊电信函”为发文代字。

　　5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话。

　　6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政机关的`排序排列，或按先大后小、先外后内的原则排列。正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　　结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“⑴”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“xx文件附件”字样。印发、转发、批转文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件。通用公文均应当加盖印章。印章上不压正文、下压成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准。

　　公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。主题词应当根据公文的内容标注，标引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过5个。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺序相同。如需抄送公司内部时，表述为：公司内部：各部门”。拟文部门名称使用规范简称。印发日期为打印完成的日期。文字从左至右横写、横排。

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