会议通知的7个要件
在一个完整的会议邀请中，至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件：
1-会议时间地点
会议通知上，我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷，同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是，明确标注会议开始时间与结束时间，同时建议大家能够提前十分钟到达。
2-参会者
谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话，应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持，李二明-负责会议记录，赵明洋―项目发言人等。
3-会议目的
在组织中经常召开的会议有两类：一类是问题解决类的会议，另一类是决策类会议。其它类型的会议，如信息收集类、研讨类、报告会等，也可以采取其它方式进行，不一定非要把参与者聚集在一起。
会议的目的不同，所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议，与会者首先要对问题是什么达成共识，才可能探讨相应的解决方案。同时，参会者还要具备解决问题的专业知识与技能，才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点，会议主题可以以问题的方式进行设置，比如：“如何在第三季度完成250万销售额?”
决策类的会议，在会议初始要对会议决策方式达成共识：是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于，每一位参会者都知道自己的权利如何，可以最大限度的保障会议的成功进行。
4-预期成果
会议结束以后，期望的预期成果是什么?是确定当前问题的解决思路、还是就行动方案达成团队共识?还是建立一个流程的规范?
5-会议议题
为了使每一个会议过程更为聚焦，需要把大的会议主题拆分为多个议题，会议议题的`作用在于引导参会者对会议主题层层深入，以更好的提升会议的效率。
会议议题根据会议目的不同，会有不同的设置。一般来讲，会把信息分享与收集的议题放在前面，需要讨论的议题放在中间，决策类的议题放在最后。在议题设置过程中，要围绕会议目的，找出具有较高关联度的议题，并且注意议题的先后顺序。
6-会议议程
很多时候，参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上，参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解，所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。
会议的时间、议题都要有明确的时间节点，尤其是在过程中，各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式，如果能够在会议前就提供给参会者，大家也会有针对性的进行准备。
7-提前准备的资讯
参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集，会对此次会议目标达成有很大帮助。
写好会议通知必要条件
时间和地点：这部分是干货，没有水分。需要注意的是，时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是，如果时间和地点中有一项超过一个内容，如“时间，2016年×月×日;地点，主会场：第一会议室，分会场：第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个，那合并写较为简练。
参会人员：分两种情况，有领导参加和无领导参加。有领导参加，建议将领导单独成行，以示尊重。这里需要注意部门顺序，无论是部门名称或是部门负责人姓名，都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时，需要仔细核对，避免出现错别字或同音字错误。
会议议程：该部分须按照“1、2、3、4”，将会议流程逐一罗列。需要注意的是，由于议程会根据情况发生变化，在发布通知是要注意时效性，避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长，以便参会人员合理安排时间，提高会议效率。
写好会议通知充分条件
主送单位：涉及所有单位的，可以说“×××各部门”“×××各单位”。涉及某一个既定群体的，可以说“×××监管委员会”“××××迎审组”;只涉及某几个部门，可以逐一列出，需要注意的是，不能过多，一般以一行以内为宜;如果涉及部门比全体部门少，又不宜列出，那可以为“相关部门”，但在参会人员中必须详细说明所涉及的人员。
会议目的：这部分是阐述为什么要召开会议，语言要求准确、精炼。常用形式为“为了×××××”，“按照×××××”，说完这些，以“经研究”三个字作为转折，接“决定召开×××××会议，具体事宜通知如下”。需要注意的是“为了”“按照”等词都属于套话内容，不宜太多，因为下面介绍的才是最为主要的内容，不能喧宾夺主。
会议要求：该环节明确会议召开的要求等。如需要有关部门配合，如调试会议设备等，须提前与有关部门沟通确认，并在办公系统中提出申请。同时要注明联系人、电话等，对于需要报送材料的情况，要明确报送方式。
核心部分与辅助部分相互作用，缺一不可。通知起草规范、精炼，不仅能够起到告知目的，更能够展现出部门严谨的工作作风和办公态度。
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