会议通知是机关、企事业单位日常工作中经常遇到的一种公文，目的明确，内容具体，是一种比较容易掌握的公文文种。
方法如下：
1.用正式公文下发通知的会议，往往比较重要。写作的原则是：明确具体。即让接到通知的人员在思想上明确会议的各项要素，在行动上知道接下来该怎么做。下图中的通知既没有主送单位，又没有明确的参会人员，应该避免。
2.简明的会议通知应包含如下元素：召开会议的单位、会议主要内容，会议时间、地点、参加会议的人员等。这类会议通知，往往用一段话把以上要素包括在内即可。
3.还有一些比较正规、重要、议程较多的会议，往往还要明确参会人员的报到时间、地点、食宿安排等，有的还要写明会议的中心议题、主要议程，需要参会人员做什么准备等等。这类会议通知，往往在一个自然段里写不清楚，比较凌乱，可以分为几个要点来写。如：一、会议内容;二、时间及地点;三、参会人员;四、注意事项等等。
4.在格式上。正文前要顶格写通知发往的单位，正文后要注明会议组织者的联系电话。最后落款，注明发文单位、日期，有时要盖章，以示严肃、正式。如下图——
5.有的会议需要参会人员提交回执，可以在附件中规定回执格式，一般包括与会人员的'单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等。有时为了便于外地人员参会，还要附带报到地点的交通路线、位置示意图等。
注意事项：
(1)应提前将通知下发相关单位、人员。一般会议提前两三天，重要大型的会议，需要提前一周乃至半月制发会议通知。
(2)会议通知的目的是让相关人员能够顺利参会，内容要令人一目了然，不缺项漏项。
例：
会议通知(拟定/确定)
【会议名称】社团干部见面会
【会议时间】XX月XX日周四晚上9：30～11：00
【会议地点】学生宿舍XX栋XX楼XXX(拟定确定)
【会议对象】全体社团干部，社团成员可参与
【会议内容】干部安排情况、社团基本情况、社团发展规划、社团工作思路等
【联系人】XXX，XXXXXX(XXXX)
【注意事项】请携带笔和笔记本
Ps：对会议安排有异议或问题，请与联系人沟通。
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