公司年会筹备方案注意事项

时间：2023-08-19 19:27:41 文/张东东老师会议学文网www.xuewenya.com

　　确定会议时间要考虑公司的经营周期，选在淡季的时候，大家相对不太忙，争取能够全员参与会议。公司年会之所以通常定在春节，也与春节相对是一个结算周期有关。在确定了会议时间之后要提前通知各部门做相应的准备，一个成功的年会活动不是老板的事情，也不是某个部门的事情，而一定是各部门配合才能做好的。在年会的同时，要进行公司年度工作总结，到时公司管理层、各部门都要写出工作总结来汇报给全体员工，并为推动明年的工作计划做好动员。年会也需要与优秀员工的评选、年终奖的发放等事项同步进行，事先选拔出来的优秀员工要在年会上公布，通常还要请优秀员工代表讲话，展示自己并激励团队，等等，这些都需要进行事先的准备。

　　年会有时还需要有一些表演、抽奖、比赛项目，一方面展示员工的才艺，另一方面，也是打破平时的部门界限、层级界限，相互了解、沟通、融合、共庆共乐的意思。这些活动也需要事先准备。为了各相关部门在年会前，对自己要做的事情有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的'确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。

　　会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括：工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。

　　公司年会议程(范文)

　　公司将于2月5日举行年度会议，会议主要议程如下：

　　1、上一年度年会回顾

　　2、上一年度公司目标达成情况总结

　　3、下一年度经济与行业形势分析

　　4、下一年度公司主要工作目标

　　5、各部门工作总结

　　6、人事任命

　　7、优秀员工表彰

　　8、年终奖发放

　　9、各部门节目比赛

　　10、其他活动总经办 XX年X月X日传发各主管副总、各部门经理组织、筹备好一个会议所需要的其他方面的工作

　　会议预算包括以下6项内容：

　　1、交通费用

　　交通费用可以细分为：

　　①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

　　②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

　　③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　2、场地费用

　　具体可细分为：

　　①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　　②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　年会通常有三类相关人员：①领导小组、②筹备与接待人员和③参加人员。

　　①领导小组

　　领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调;

　　②筹备与接待人员

　　筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。筹备与接待人员要有明确的职责分工：

　　①要设定一个负责人;

　　②要有人专门负责日程安排及与各部门协调;

　　③要有人专门负责联系场地、布置会场;

　　④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排;

　　⑤要有人专门负责设计比赛与其他活动;

　　⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。

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