细谈会议纪要的写法

时间：2023-08-18 08:27:34 文/马振华老师会议学文网www.xuewenya.com

　　一般说来，会议纪要通常由标题、正文和文尾三部分组成。

　　会议纪要的标题形式主要有三种：一是“会议名称+纪要”。二是由“正标题+副标题”构成，又叫双标题。正标题提出问题或揭示会议主旨，副标题多为“会议名称+纪要”。这种标题常见于报刊发表的会议纪要。三是“发文机关名称+议题+纪要”。这类标题省去发文机关名称，就变成了“议题+纪要”的形式。

　　会议纪要的正文—般包括开头、主体和结尾三部分。

　　开头常见的写法有两种：一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。

　　会议纪要的主体部分主要有以下几种表述方法：

　　1.条款法，就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明，分别冠以一二三四的标号，一条写一个事项。这样表述简明扼要，适用于部署工作的会议或办公会议，也适用于工作协调会等。

　　2.综述法，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分集中谈一个方面的问题，较复杂的工作会议或经验交流会议的纪要多采用这种写法。

　　3.归类法，有些工作会议涉及内容较广，讨论的问题较多，这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理，分别列出序号、标题来叙述，每个标题下面视内容多少，或分段或分条来写。

　　4.摘记法，就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点，根据各人提出问题的不同角度，整理成几个问题，并署上发言人姓名、职务，有时还要加上小标题。这种方法类似于会议记录，但不是照搬会议记录，因为它要对与会者的发言进行剪裁和加工，使主题更加精练。一些重要的座谈会纪要，经常采用这种写法。

　　会议纪要的结尾写法多种多样：有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的`号召或希望;有的就会议议定的有关问题，向上级有关部门提出意见建议;有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求;有的则对会议意义和收获进行评价等。

　　会议纪要一般也有文尾，与其他文件类同，主要是会议纪要的印发机关、成文日期、发送单位等内容。

　　会议纪要常用的词句

　　要写好会议纪要，掌握这个文种常用的一些词语和句式是非常必要的，这样写起来才会自然顺畅，而且语言也很得体。下面对会议纪要写作常用的词句进行大体上的归类：

　　表达会议内容的词句：“会议按照……程序召开”“会议听取了……(报告/意见)”“会议讨论(审议)……事项(报告)”“会议指出/指示……”“××同志指出……”“会议分析了……(形势)”“会议通报了……情况”，等等。

　　表达议决事项的词句：“会议(一致)认为……”“会议提议……”“会议明确了……”“会议原则同意/原则批准……”“会议(充分)肯定了……”“会议审议通过……”“会议决定……”，等等。

　　表达事项活动的词句：“会议号召(倡议)……”“会议要求……”“会议安排(组织)……”“会议对……进行了部署”“会议决定……”“会议要求贯彻落实……”，等等。

　　拟写会议纪要应注意的问题

　　一要把握内容的纪实性。会议纪要的一个重要属性就是纪实性，要求如实地反映会议内容，不能搞人为的拔高、深化、随意发挥、添枝加叶，更不能根据个人主观意愿变更会议议定的事项、达成的共识和形成的决定。否则，就会失去客观真实性，违反纪实的要求。

　　二要把握表达的精要性。会议纪要应在“要”上下功夫，不是把会议所有内容都原原本本地记录下来，而是把会议的各种材料和观点，经过分析、研究、整理、概括，有选择、有重点、有一定逻辑关系地撰写出来，重点应放在介绍会议成果上，而不是叙述会议的过程上，切忌写成会议记录、写成流水账。

　　三要把握称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

　　四要把握工作的指导性。会议纪要对工作有一定的指导作用，要求传达会议情况、主要精神，要求与会单位以此为依据开展工作。因此，写作时必须始终抓住指导性、实用性这个特点。