怎么策划会议方案

时间：2023-08-17 17:34:35 文/秦风学老师会议学文网www.xuewenya.com

　　一、引入案例

　　能干的王秘书，嘉庆公司是一家知名企业，一直领导着打印及成像领域的技术和市场的发展，并在以拄的市场竞争中取得了骄人的战果;这次司准备召开一次科技成果汇报会，拟定出席人员约30人，会期3天。公司办公室将策划会议方案的任务交给了小王秘书，小王秘书经过深思熟虑，拿出了一份完整具体、可操作的策划方案，办-/A`室主任看后对小王秘书大加赞赏。

　　问题:

　　1.知果你是小王秘书，会怎样策划这次会议呢?

　　2.会议策划方案包括哪些内容?

　　3.怎样拟写会议策划方案?

　　(一)会议策划方案的内容

　　会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态，是会务工作机构根据领导者的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据，是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。

　　会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。

　　1.会议概要

　　在会议概要部分，要确定会议主题。速记会议主题应该与会议目标一致，同时具有号召力，能够引起注意力和共鸣，比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题，公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。又如TCL王牌高频电子有限公司召开的中期销售会议，就以“认清形势、转变观念、提高品质、保障效益”为中心议题。为让主题更加生动形象及深人人心，可以通过图形标志来表达主题，表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计，“营销整合”的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然，也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。

　　在会议策划方案中还应写明具体的召开时间、召开地点。如果会场有多个，也应一一注明。同时，最好写明所设立的会议组织机构，如主席团、秘书组、宣传组、会务组和保卫组等。并且还应确定各组的负责人，分别负责落实各项会议工作。

　　如果对会议所需设备有特殊要求，还应在策划方案中写明品种、规格和具体要求。

　　2.会议日程及相关事务

　　会议日程是会议方案的主体部分。这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一时段的活动安排、会议主题内容、活动地点等，除正式会议议程外，括与会者用餐、参观、娱乐和中间休息等，都需要尽可能详尽准确的考虑禾安排。此外，开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。湖南速记会议日程经常是一侣由时间和事件组成的表格，但是很多会议重要事项，不能在日程表中详细扒举，因此，对于会议策划人员来说，一份详尽的包含了会议从策划、实施到评倪反馈每一个环节的.相关事务列表是必需的。这实际上是会议组织的一份蓝自，如果能够按图索骥，会议自然能够组织得井井有条，达到预定的目标。

　　3.会议预算以及其他需要说明的事项

　　会议预算要从实际出发，预算会议所需的交通费用、餐宿费、场地租用费-A柳格魁笠一此阂宁古出.涌常潭照“节约、高效”的会议原则操作。

　　会议方案例文：

　　一、会议主题：生态保护与旅游发展国际研讨会

　　二、会议时间：20xx年5月6日—9日

　　三、会议地点：柳州丽晶大酒店xx厅

　　四、参加会议人员：中国联合国教科文组织全国委员会、中国广西世界历史文化名城博览会组委会，柳州市旅游局、柳州职业技术学院，广西文化厅、广西旅游局等单位及我国该领域内的著名学者、专家、业界精英和旅游等相关政府部门的领导及各大传媒记者

　　五、会议前需准备的工具用品：

　　横幅1条

　　鲜花盆栽10盆

　　桌子U型1个

　　长形20桌(5位/1桌)

　　椅子120张

　　席位牌35张

　　便笺120份

　　笔120支

　　茶杯120个

　　矿泉水120瓶

　　话筒

　　小蜜蜂35个

　　移动话筒6个

　　多媒体、音响设备

　　记者席椅子20把

　　六、布置会场：

　　1. 在酒店会展中心门口摆放欢迎牌、指示牌，并铺红地毯从会展门口到会展厅

　　2. 把印有“生态保护与旅游发展国际研讨会”的横幅挂在席幕上方

　　3. 在会议厅中间放一张“马蹄”形桌，摆放椅子，在桌子的后面空地摆好媒体记者席

　　4. 在桌子中间漏空处摆放适当的万年青盆栽，桌面上摆放便笺、会议相关资料，席位牌放在椅子正对面的相应位置，笔摆在便笺的上面，茶杯摆在便笺右上方，小蜜蜂摆在便签左上方与茶杯平行放置

　　5. 在会议厅四个角落摆上月季、棕榈盆栽

　　6. 调节好灯光、音箱、摄影机、控制好冷暖气

　　7. 全面的检查一下会议现象，看是否有东西漏摆

　　七、服务流程：

　　5号：

　　1. 专人负责接机

　　2. 酒店领导到酒店门口迎接，警务人员各自站好各自的岗位

　　3. 前厅部安排好房间，记住房号，发放房卡，房间水果等服务，餐饮部安排就餐

　　6号：

　　1. 酒店为客人安排早餐 (7：30)

　　2. 8：40 签到并引领客人进入会场

　　3. 在会展门口安排3名礼仪人员引领客人及记者媒体

　　4. 保安人员要做好人员检查，以防外人进入会场，保证会议正常进行

　　5. 9:00会议正式开始

　　6. 11:30安排午餐

　　7. 13:30继续开会

　　8. 15：30-16:00安排茶歇

　　9. 17:30会议结束

　　10. 18:00安排晚餐

　　7号，8号，9号大致相同

　　八、会议服务：

　　安排4个服务员在会展中心进行服务，每人分别站会场的四个角落，以便进行随时服务。会议经理、会议主管等领导在会场进行监督，服务员要注意观察会场，提供及时服务，如有事必须离开，必须找人替岗，保证会议有人值班，服务员精神要集中，保持会场安静，注意室内温度，合理调节空调，茶水服务在会议开始前5分钟泡好，并准备足够的热水，设备组和保安组各自站好自己的岗位

　　九、茶歇服务：

　　会议休息开始前5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备，茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具，会议继续并继续提供服务员，保持会议的继续进行

　　十、会后收尾：

　　1. 会议结束将所有门打开，礼貌送客，并引领到餐厅就餐

　　2. 宾客全部离场后，检查会场有无客人遗漏物品，如有须及时归还

　　3. 清扫卫生，回收可利用的物品，分类归位，桌椅归位，撤下会议所有设施设备用品

　　4. 清洗会议用杯，分类整齐摆放

　　5. 检查安全隐患，清理工作间卫生，确保无误后，关闭所有灯光、空调，撤出锁门

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