首先在写这种通知之前，要问清楚会议的详细内容。这些内容一般包括会议的名称，被通知的单位或个人，开会的时间与地点，参会者会前要求等。
会议通知需要具备以下几部分：
第一部分，标题。
一般有三种写法：一是只写“通知”二字;二是对于紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”;三是把发文单位、名称、会议的主要主题也写进去。
第二部分，称呼。
即抬头，要写明写被通知者的'单位名称或者姓名，一般在标题下一行，顶格写上称呼并在后面加冒号。
第三部分，正文。
称呼之后即为正文部分，这是通知的主要部分。开会通知需要把开会的时间、地点、参会人员、会议详情、会前要做好的准备工作等内容写清楚。如果内容多，可分条来写或者使用附件。
第四部分：署名和日期。
写明通知发布人以及发布时间，如果通知是以公文形式下达，还要加盖公章。
范文：
关于召开某某公司xxx年度工作会议的通知
XX部门或XX职员：
为及时总结XX工作，并对XX工作做好规划与部署，将于XX时间召开XX会议，有关事项通知如下：
一、会议时间：XX年XX月XX日—XX年XX月XX日
二、会议地点：XX
三、参会人员：详见附件一(若内容较少可直接列出)
四、会议议程：详见附件二(若内容较少可直接列出)
五、相关要求：(此部分需根据工作单位的自身情况进行书写)
1、XXX
2、XXX
3、……
XX公司
XX年XX月XX日
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