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新手如何做好会议记录

时间:2023-08-17 05:15:17 文/张东东老师 会议学文网www.xuewenya.com

  会议记录的要求:

  一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。

  二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。

  三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。

  记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。

  四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。

  会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

  一、会议记录的内容包括两个部分

  第一部分,会议的基本情况。

  主要有:会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容可以在宣布开会前写好。至于出席人的姓名,会议人数不多,可一一写上。会议人数多,可以只写他们的职务作为提示;也可只写总人数。如是工作例会,可只写缺席人的名字和缺席原因。

  第二部分,会议的内容。

  主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。

  二、记录的方式,有摘要和详细两种。

  (一)摘要记录。

  一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。

  (二)详细记录。

  对特别重要的'会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。

  三、会议记录的重点

  (1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;

  (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;

  (3)权威人士或代表人物的言论;

  (4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;

  (5)会议已议决的或议而未决的事项;

  四、会议记录的技巧

  1、快,即书写运笔要快,记得快。

  要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

  2、要,即择要而记。

  就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性,一篇好的记录应当独立成篇。

  3、省,即在记录中正确使用省略法。

  如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如“但是”只记“但”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

  4、代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。

  一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。

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