一、会议纪要的概念
会议纪要是各级党政机关、人民团体和企事业单位召开比较重要会议时使用的一种公务文书。
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。
会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的，要准确地反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。会议纪要可以作为向上级机关汇报之用，也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。会议纪要可以交流信息、交流经验，对于本单位和下级机关来说，可以作为解决问题、指导工作的依据，并有一定的约束力。
同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位。
二、会议纪要的类型
在机关工作中，工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。
(一)工作会议纪要。
它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。
如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》，《全省基本建设工作会议纪要》。
(二)代表会议纪要。
它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。
如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。
(三)座谈会纪要。
它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。
(四)联席会议纪要。
它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。
(五)办公会议纪要。
对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。
(六)汇报会议纪要。
这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。
(七)技术鉴定会纪要。
(八)科研学术会议纪要，包括年会纪要。
三、会议纪要的拟写
会议纪要的结构，一般由版头、主体和文尾三大部分组成。
(一)会议纪要的版头
1.专门设计的纪要版头：用于定期召开的各类会议。(公文特定格式)
XX局常务会议纪要
第X期
XX局办公室编 2008年X月X日
(1)会议名称+文种
(会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要是以会议的名义发出的，而不是以领导机关的名义发出的，所以会议纪要的标题多是以两个要素构成。)
如，《东北三省四市工商行政管理工作第五次协作会议纪要》、《××物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要》。
(2)事由+文种组成，
如，《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》。
2.下行文文件式
XX省统计局文件
X统计局﹝2008﹞XX号
经济普查工作会议纪要
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXX
发文字号写在标题的正下方，由机关代字、年份、序号组成，年份、序号用阿拉伯数字全称标出，并用“﹝﹞”括入，如：﹝2008﹞67号。办公会议纪要对发文字号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。
(二)会议纪要的主体
包括会议概况和会议精神两部分
1. 会议概况
会议纪要的开头用来反映会议的组织情况，可以采用概述式和分项式两种表达形式。
(1)采用概述式：即将会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者、主要议程、讨论的主要问题等会议要素用一段文字叙述。这部分表达完毕后，可用“会议纪要如下 ”或“会议确定了如下事项”为过渡，转入主体部分。(“会议认为”这部分，写工作的基本情况分析、重要意义、主要原则等等。
“会议决定”这部分，写会议对要做什么事，怎么做等等重要的总体上的决定。
“会议要求”这部分，写各单位要承担的工作任务。依次写来就可以。“会议强调”这部分，写加强领导、加强宣传、加强督查等等内容。)
如： 1994年7月28日至30日，东北三省四市工商行政管理工作第五次协作会议在沈阳召开。黑龙江省、吉林省、辽宁省工商局和哈尔滨市、长春市、大连市和沈阳市工商局的主要领导及有关处(室)的负责同志共58人参加了会议;应邀到会指导的有：国家工商局副局长杨培青、办公室副主任杨沫以及沈阳市委、市人大、市政府、市政协、市纪委的领导同志。杨培青等领导同志分别在会上讲了话。与会同志紧紧围绕国家工商局提出的`“建立有权威的市场执法和监督机构”问题进行了研讨。
(2)分项式即依次将会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者、主要议程、讨论的主要问题等会议要素列出。
如：
时间：19××年×月××日下午至××日
地点：市委主楼218会议室
主持人：×××
出席：×××、×××、×××、×××
列席：×××、×××、×××、×××
议定事项
2.会议主要精神
用来反映会议的议定事项和结果，会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，这是会议纪要的核心部分。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这部分的写作是会议纪要的重点，可以采用归纳、概述或按照会议发言顺序写出来。
决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，前面在分类时已有介绍。
3.结尾： 结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等。
(1) 强调式结尾
如下面这段结尾：
改革铁路体制是一项复杂的工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制的改革，作为全国铁路管理体制改革的试点，今年下半年作好准备，明年初开始实行。铁道部和有关省市要密切配合，加强领导，注意研究解决出现的问题，不断总结经验，把这项工作扎扎实实地搞好。
(2) 补充说明式结尾处。
如：
会议在广泛研讨主题的同时，还就工商行政管理部门如何立足职能支持搞活搞好国有大中型企业，促进建立现代企业制度;培育和发展市场体系;发展个体私营经济等方面工作进行了书面经验交流。
(3)无结尾
在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。
可将出席会议的人名单放在结尾处。
4、成文日期：会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，也有出现在正文之后的。
(三)会议纪要文尾
主要由发送范围、印制单位、印发日期、印数等组成。
从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。
会议纪要而，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。
四、会议纪要与会议记录的区别
1.从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，不是正式公文。
2.从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来;而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。
3.从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同
步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。
4. 会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。
会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。
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