批复的格式
批复的结构包括标题、主送单位、正文、结尾、发文机关几部分。
(1) 批复的标题
标题包括批复机关、批复事项和批复文种三个部分。如《××市××区人民政府对〈组建××集团的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分,如《组建××集团的批复》。
(2) 批复的主送单位
即来文请示的单位。其位置在标题之下,正文之上。批复是有针对性的,所以不可缺少主送单位。
(3)批复的正文
分为开头、内容和结语三部分。
批复的开头一般注明批复的依据,用以说明是针对哪个请示所作的.批复,要求写得严谨、明确。如"《xx国际文化交流公司关于举办'xx杯'书法大赛的请示》(xx字[1994]14号)收悉",然后,一般写如"经董事会研究,现批复如下"、"经研究,批复如下"等。注意不可简单写成"×年×月×日来文收悉",许多来文,究竟是哪份,很不清楚。
请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示,批复的内容亦简单明了,可直接表态,同意的就写肯定意见,不可意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有的批复具有一定的普遍性,则需上级机关较为详细地写明批复态度,充分阐明理由。还有些批复可在同意的前提下,原则性地提出希望。如"希望在弘扬民族文化、促进民族文化与国际文化交流方面,在发扬我公司的企业文化传统方面,作出努力"。
批复的结语使用的语言要简短,语气要坚决,态度要鲜明。
对请示的批复一般分三种意见:完全同意,不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。
完全同意的批复可以不写同意的理由,只明确表态。如:"你部银水字[1994]4号请示收悉,经董事会研究,同意银水湖旅游度假村提前开工(日期为1994年6月6日)。"
下级单位的请示,受政策和具体情况限制有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分,再讲清不同意部分及其原因。如:"你部公关字[1994]12号请示收悉,经研究同意购制'486'电脑一台,但囿于经费所限,暂不同意购制轻型印刷设备。"
完全不同意的批复,一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解,所以要在周密的思考和研究后,清楚、肯定、有针对性地答复下级请示,不能使用有歧义的词语。也可在发文之前,先向下级单位讲明理由和依据。
(4)批复的结尾多用"此复"、"特此批复"等习惯用语。
(5)批复的发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分,并且要书写完整。
范文
××市第一两业局关于××路仓库扩建设计的批复
沪一商基[19××]××号
市五交公司:
你公司一九××年×月×日《关于××路仓库扩建设计的请示》(沪五交司基[19 × ×]××号)收悉。经审核,现批复如下:
一、仓库设计图纸中窗户采光面积太大,可减少钢窗面积三分之一左右,请在施工图纸设计中修正。
二、底层仓库地坪设计高度较室外路面只高出20厘米,似嫌不够,建议修改为高出路面30厘米。
三、扩建设计中仓库建筑面积为l986平方米,生活楼建筑面积为262平方米,共计2,248平方米,超过批准面积指标248平方米。投资金额×万元,超过批准总投资×万元。为照顾实际情况,同意调整。
希在“同意调整”的面积和金额控制指标内抓紧进行施工图设计,做好建设前期的准备工作,争取早日开工。
附:《××路仓库扩建设计图》一份。
× ×市第一商业局(印)
一九××年×月××日
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