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公司单位回复函格式

时间:2023-08-10 18:19:42 文/孙小飞老师 公文学文网www.xuewenya.com

  回复函格式

  1、概述

  答复即复函,属公函的一种。

  复函是机关、单位为答复来函一方面商洽、询问或联系事宜而使用的一种公文,既可用于上级机关对下级单位的答复之用,也可用于平行机关或不相隶属机关的答复。复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复,同时具有某种批复、批示的性质。

  2、写作要点:

  复函的全文由标题、正文、落款三部分构成:

  (1)标题

  由发文机关、事由和文种类别(复函)组成,一般不可省略。

  (2)正文

  包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写;开头用语多为“你处××函收悉,经××研究,现答复如下”

  (3)落款

  发文机关、日期并加盖公章。

  复函的写作,要求有针对性,措辞简明得体。一般应一事一函。

  范文:

  广东xx工程总承包有限公司文件

  关于xx公司来函解释及有关要求的回复

  致:xx建设集团有限公司

  贵司关于我司去函的回复已收悉,对于贵司能够积极来函沟通和解释的态度,我司表示欢迎和支持,并希望双方能够建立必要的合作诚意。对于贵司复函的解释和要求,经我司认真研究后对贵司做如下答复:

  一.关于不按时支付工程款或拖欠工程款事宜;

  1.根据合同第43.8条约定,如出现甲方未能在约定时间支付的,双方协商签订延期付款协议,甲方按此协议期限内支付款项。并承担此期间的银行发布的同期存款利率的利息。

  2.根据合同第58.2条约定,在约定的应付款时间期满之后3个月之内,未能向贵司支付的,则甲方违约。

  因此根据以上合同条款,贵我两方约定付款之日起超过3个月未能向贵司及时支付的,可视为我司违约。贵司来函中统计的所有延期付款项中,绝大部分付款并未超期,均在合同约定的付款限期内支付。贵司认为我司有拖欠工程款的行为时并未与我司协商付款事宜,也未签订任何延期付款的协议,所以不能免除贵司自身不重视催要款项的责任。

  至于贵司统计的累积天数达303天的说法,更是不能成立。因为合同中约定的付款节点是按单栋规定的,贵司叠加累积计算是毫无意义的,也说明不了

  任何问题的`。如按贵司逻辑,我司也计算所有工程进度滞后的节点,依据合同约定的处罚标准并累积计算,贵司将被扣款达百万以上!更重要的是,贵司拖延工程进度在先,已经违约。如同现在我司已经按时支付款项,但贵司仍然不能按进度计划完成每月生产任务一样。

  二、关于明确我司现场代表,协调处理现场问题的事宜;

  1.合同第10.1条已经明确了我司代表负责处理事宜的全部内容,但贵司要求我司代表处理现场问题的要求,实在令人无法理解和接受的。因为协调处理现场问题是贵司和贵司项目部义不容辞的义务和责任,也是国家法律法规,以及合同约定必须达到的底线!提醒贵司必须注意的是,按照合同第78页第2.3.4条关于贵司人员的要求,贵司更换项目经理的违约金是五万元,主要管理人员缺乏或工作时间不足,按一万元/人次缴纳罚金。贵司缺乏能够有效协调处理现场问题的各类人员是严重的违约行为!

  三、关于明确后续工程款支付时间的事宜;

  参见合同第54页第43.6条和第43.7条之约定。如贵司认为有超过3个月支付期限的行为,可派员来我司专题解决和详细说明情况,提交符合规定的依据资料,我司确认后按合同约定给予办理。

  四、关于合同下册尽快确定的事宜;

  目前仍未确定合同下册的原因是双方关于合同签订时是“标底状态”还是“投标状态”存在争议,且我司已经向贵司提出了有关政策文件的说明和解释。我司建议如双方存在争议,可将此争议写入合同下册备忘,先保证后续工程款支付,并按有关规定合法处理双方争议。

  以上四点是根据贵司来函的解释,我司给予贵司的答复。根据贵司来函的

  内容来看,我司认为贵司至今仍然没有仔细阅读和理解合同条款!因为贵司提出的要求和诉求均在合同中有非常明确的约定,由于贵司几乎无人阅读合同,不理解合同条款,因此导致了贵司已违反合同约定后仍不以为然的情形。

  需要补充的是,贵司在多次协调会、专题会、监理会等会议上承诺的各项工期节点、现场管理整顿等工作均未兑现,使工地现场至今没有根本性改观,一直以来施工质量低劣是贵司最令人难以接受的事实!再次提醒贵司注意的是,合同约定的质量违约金是合同总价的3%,如贵司再不彻底扭转工程质量问题,必将面临我司关于工程质量问题的索赔。

  我司一直以来积极协调帮助贵司解决各项实际困难,并大力解决有关建设方付款、政府监管、村庄协调等具体工作。在督促加快工程进度、改善施工质量等方面做出了努力。但贵司作为联营施工方,是最重要的责任主体。如贵司自身不加强管理和提高工地管理水平,是无法彻底改变目前项目滞后的困境。我方将严格按照合同约定并履行各项义务,同时也殷切期望贵司能够正视自身不足,努力改变和提高。只有贵我双方共同努力,才能最大程度的降低损失和风险,毕竟保质保量的按时交付本工程,是双方最核心的利益。

  广东xx工程总承包有限公司

  二Oxx年x月x日

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