(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的'缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
撰写函件应注意的问题
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
“函”的写法同时要注意以下几点:
(一)要严格按照公文的格式写“函”。
(二)“函”的内容必须专一、集中。
一般来说,一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。
(三)“函”的内容必须真实、准确。
(四)“函”的写法以陈述为主,只要把商洽的工作,询问和答复的问题,向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。
(五)发“函”都是有求于对方的,或商洽工作,或询问题,或请求批准。因此,要求“函”的语言要求朴实,语气要恳切,态度要谦逊。
(六)“函”的结尾,一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语,有时也不用。
范文
协 商 函
xx先生:
-------房地产开发有限公司建设项目—xx(xx),因在规划要求上影响你所属产权房(xx)的日照,现通知您于20xx年6月7日(星期六)上午9时,在xx地产公司会议室参加协调会,由我单位主持此次会议,协调双方存在的问题,望您准时参加。
xx
20xx年6月5日
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