催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，格式如下：
首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”;
其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在 年 月 日前支付上月进度款 元，但贵司至今未支付”;
再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于 月 日、月 日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等;
最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。
制作催款函时要注意什么
催款方在制作中应注意以下事项：
一、催款函应包括以下内容：
1、欠款方名称;
2、欠款事项;
3、欠款时间;
4、欠款原因;
5、欠款金额;
6、发票编号;
7、催款方的银行账号;
8、最后付款期限。
二、催款方的信息要明确方便欠款方还款，包括以下：
1、催款方的联系人;
2、联系电话;
3、联系地址。
三、催款的语气，根据催款性质不同，注意如下：
1、通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到，让对方企业准时付款。此时是通知性质，催促语气不宜强烈。
2、欠款方未按时付款或已长时间拖延付款，收款方不仅是通知，更有严重警告的意思，催促语气比前者强烈，催款的内容、时间更为明确。出于保持催款单位与欠款方的'友好合作关系，催款函可以分阶段发出，如第一阶段予以提醒，第二阶段直接催款，第三阶段“最后通牒”。
四、尾部写明催款方的处理意见在催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方可根据相关规定(如合同约定、银行规定)加收罚金，或是通过法律途径解决付款事宜。综上，发送催款函的目的是向欠款方催收款项，在书写过程中，催收方必须对催款函上的各项内容给予明确，尤其是欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等，方便欠款方还款，从而最大限度的保障催款方的合法利益。
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