表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
1.交代表扬的理由
用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
2.指出行为的意义
在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种 好思想，好风尚，好品德。
(四)结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某 某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“ 深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用 语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶 格写。
(五)落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
感谢xxx的全体医护人员：
我是一名来自xx市的xxx病患者在2月13日从塞外来到京城，抱着试看的心情来到xx总院，当我来到八病区首先接待我们的是xx医生和xx医生，还有xx医生，他们声声问候和句句关心深深感动了我，当他们得知我们刚下火车，旅途疲劳马上安排休息，护士们也马上过来问寒问暖，使我深深感受到不是亲人胜似亲人，在这样的医院还有什么不放心，在手术前的时候我非常紧张，也很害怕，xx主任和xx医生、xx医生，他们鼓励我安慰我，使我的'心放了下来。
在监护室两天，护士们无微不至的关怀虽然我不知道他们都叫什么名字，但是我感到他们像对待自己的亲人一样对我，我非常感谢你们“白衣天使”。我带来的是痛苦，带走的是欢乐，忠心的感谢你们“医术精湛，医德高尚”的八病区全体医护人员。
患者：xx
xx年3月3日
本人姓沈，家住浙江嵊州城关，现就读于北京机械工业学院，大四。于xxx年xx月xx日星期天坐xxx火车回浙江面试，于3月19日到达杭州，再坐长途汽车回嵊州，在嵊州客运中心下车后打一个的士回家。当时人非常疲惫，在车上一时疏忽，把一张回北京的火车票和我的学生证落在了车上，回家发现丢失东西非常着急。
出租车司机发现后并没有把我的火车票和证件置之不理，而是很负责任的把我丢失的东西送到了嵊州客运出租车公司。嵊州市客运出租车公司的领导得知情况后呢，马上联系嵊州市的公安局办证中心，公安局办证中心的领导了解情况以后非常热心，通过我在学生证上的名字查询我的联系方式，但是因为本人现就读于北京，户口已经从嵊州迁出，所以无法查找到我的联系方式。可是，嵊州市公安局办证中心的领导本着为人民服务的态度并未放弃查找，而是通过努力找到了我父亲的名字与户口所在地。接着联系了当地派出所，再通过我老家村子里的干部联系上了我的亲人。于3月21日由我父亲将我丢失的物品领回。
在这里我首先要感谢那位不知名的出租车司机朋友和嵊州客运出租车公司的领导以及所有在这次善举中出力的贵公司员工，我认为他们体现了一种为他人所想、急为他人所急的高尚品德，也为他们公司塑造了一个良好的形象。我还要感谢嵊州市的公安局办证中心的领导和当地派出所和村子里的干部，他们那种真诚为人民服务的务实态度，让我非常钦佩。我认为这种为人民服务的理念值得各企业学习，值得社会推崇。
此致
敬礼
xxx
xxx.3.24
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