表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
1.交代表扬的理由
用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
2.指出行为的'意义
在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种 好思想，好风尚，好品德。
(四)结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某 某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“ 深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用 语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶 格写。
(五)落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
表扬信范文：
xxx:
我是健康系03级博士研究生，我要对贵单位的唐亚民(动力运行服务中心)和周顺菊(校园管理服务中心)二位老师对我的帮助表示感谢。
4月9日中午，我在图书馆(北区新馆)不小心将手机掉进了厕所。当时我感到非常焦急，因为手机中有大量的通讯信息。情急之下我找到了周顺菊老师，她又找来了唐亚民老师。二位老师急他人所急，经过一个多小时才将手机捞出。
帮助师生打捞手机本不在他们的职责范围内，但他们却一心为方便广大师生着想，牺牲了宝贵的休息时间，体现了后勤集团的优良作风和优秀品质。我代表同学们向后勤集团表示敬意和我个人的衷心感谢!向周顺菊、唐亚民二位老师表示感谢!
祝集团领导身体健康。祝后勤全体工作人员顺利、家庭幸福。
此致
敬礼
感谢人：xxx
xxx年4月10日
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