公司内审组根据经核准的2006年年度审计计划，于2006年10月20日-11月4日对公司物资管理循环实施了内部控制审计。本次审计的主要目的是检查和评价采购及付款、存货管理及财务核算等业务流程相关制度的有效性和日常执行的遵循性。我们审阅了相关制度及原始资料，与相关建设、仓储、财务等部门人员进行了面谈，并抽查了相关业务的处理文件。现将审计中情况报告如下：
一、公司物资管理简况
公司目前物资管理方面的主要制度有：XXX[2005]51号XXX有限公司工程物资管理制度、XXX[2006]31号XXX有限公司招标管理规定。其中51号文件比较系统的对工程物资采购、入库、领用、财务核算等相关管理环节作了详细规定，并制订了详细的工作流程。31号文件对重要物资采购的招标活动做了规定，控制了公司重要采购的公正、公平和有效。公司日常物资管理工作遵循51号文件执行，重要物资采购按31号文件走招标流程。物资管理所涉及到的主要是公司工程用材料及设备，省公司网络建设部及运行维护部及各分公司建维部是物资的主要使用部门。仓库归省公司财务部管理，主要负责日常物资的出入库管理工作。
二、物资采购
公司的工程物资管理规定对物资采购的工作流程进行了规定。日常物资采购工作主要由建设部或运维部根据实际需要负责进行。并由使用部门制订采购订单，联系供应商进行采购。我们认为，在公司现存的物资管理流程中：
1、公司51号文件仅对物资管理各主要工作流程进行了规定，我们认为，做为省公司的物资采购部门，有必要制订采购环节的管理制度。对物资采购过程中的采购申请、询价、价格审批、供应商选择等具体工作进行规范。完善物资管理的基础工资，控制公司采购成本。
2、采购部门负责材料到货验收，有违不相容岗位必须分开的原则
根据财政部财会[2002]21号文件《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》的规定，采购与付款业务不相容岗位至少包括:(一)请购与审批;(二)询价与确定供应商;(三)采购合同的订立与审计;(四)采购与验收;(五)采购、验收与相关会计纪录;(六)付款审批与付款执行。按照公司制度规定，收货工作由仓管及质检员负责办理，根据我们审计中所了解的实际情况，采购部门制订采购订单发给供应商，供应商根据订单发货后又由采购人员负责验收，采购与验收职责相混淆，容易形成制度漏洞。截止2006年9月30日，全省尚存在未办理入库的采购订单金额13,741,679.00元。上述材料有些到货后直接用于工程上，一方面不再受系统预算控制，另一方面不能在期末库存盘点时体现差异。直接影响到公司对项目工程核算及考核的准确性。我们提请省公司仓库管理员对上述订单进行清理。
审计建议：省公司仓库管理部门与建设维护部重新就物资验收入库环节的职责进行明确，保证货物验收工作按规定执行。
3、在审计中我们还注意到，网络建设部对于城域网、省干等工程采购用物资，因为与供应商签有采购合同，往往不作订单直接采购材料用于工程上，导致材料已用完，仓库这里还没入库，日常盘点也不能监督到该部分物资，如有差额，只能在事后发现，影响到公司物资管理安全。在盘存中我们发现网管中心有少量中信本地网朗讯设备，随后追查到中信本地网工程中SDH光传输设备已经用在全省各地的本地网建设中，该批设备的总价值为****元，最后一批设备已于2006年6月收到，截止我们审计日公司已向该批设备的供应商北京XXXX有限公司支付设备款****元(2005年9月支付**元，2005年12月支付**元，2006年7月支付**元)，但在用友系统中无该批设备的采购订单及相关的入库、出库手续。该批设备是由省公司网络建设部人员根据编号为***的合同要求供应商将设备直接发送到相关的地市分公司，未做采购订单。各地建维人员对货物进行了签收，并在省公司网络建设部的指导下进行安装，用于本地网建设中。我们认为：省公司网络建设部相关人员违反了公司的物资管理制度中的规定，由于采购、验收均由建设人员负责，收到货物后根本不需办理相关入出库手续而直接用于本地网建设中，使仓库管理员在相当长的一段时间内无法对该批设备进行跟踪，同时，我们注意到，所支付****元款项的发票已收到，因为材料没有入库，截止审计日都没能计入相关的工程成本,致使相关的财务数据失真。
审计建议：
(1)财务在办理工程付款时应以用友系统中的数据为准，所有财务数据只有一个出处，那就是用友系统。我们所说的按合同约定付款如果合同约定是预付款，应在付款单备注栏上注明是预付款，如果合同约定是供应商提供相关发票申请付款，那么财务应在付款单备注栏上注明发票是否已入帐(而不是发票已收，发票已收和发票已入帐在财务上是有本质区别的)，如果发票收到却不能及时办理入帐，请相关流程的人员办理好入帐必须的流程后，财务把发票入帐再办理付款，这样才能保证用友系统中财务数据的真实完整。
(3)在全公司强调用友系统的地位及作用，用友系统是一个全面的管理系统，公司的相关部门要对其在用友系统内资料录入的及时性、准确性、完整性负责。
4、供应商相对集中，主要原料采购供应商选择，缺乏年度复查程序，供应商名录基本维持不变，新供应商开拓力度较弱。我们对比了公司供应商各月发展趋势，发现公司主要材料采购集中在少量供应商。例如公司06年的所有尾纤、光收发器及其模块全部从XXXX有限公司采购，所有光端机、MF-05型网桥等全部从XXXX有限责任公司采购，因为对上述供应商所存在的一定依赖性，我们认为，完善第三人对供应商的年审程序，对保证供应商的合理性能起到完善作用。
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